Tietosuojaseloste VR:n Työnhakija- ja koulutushakijatiedoista

  1. Rekisterinpitäjä
    VR-Yhtymä Oy (jäljempänä VR)
    Y-tunnus: 1003521-5
    PL 488
    00101 Helsinki
    puh. 0307 10
  2. Tietosuojavastaava ja yhteystiedot
    HR tietosuoja-asioissa yhteyshenkilönä toimii:
    Heini Toivonen
    VR-Yhtymä Oy, HR-yksikkö
    PL 488, 00101 Helsinki

    Yhteydenotot sähköpostilla: Sf-tuki@vr.fi
    Yhteydenotot puhelimitse: 040 862 1278

    VR-konsernin tietosuojavastaava:
    Tanja Kalliojärvi
  3. Henkilötiedon käsittelyn tarkoitukset
    Henkilötietoja käsitellään VR-Yhtymän ja sen konserniyhtiöiden rekrytoinneissa ja koulutushauissa. Henkilötietoja käsitellään lisäksi VR-konsernin oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseksi
    Työnhakijan ja koulutushakijan henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin

    Sopimus
    Työnhakijan tai koulutushakijan tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen työsopimuksen täytäntöön panemista edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen rekisteröidyn pyynnöstä.

    Suostumus
    Työnhakijan tai koulutushakijan tietoja käsitellään työnhakijan suostumuksella rekrytointi- tai koulutushakuprosessissa. Työnhakijoiden osalta käsittely voi kohdistua yhteen tiettyyn työtehtävään tai vaihtoehtoisesti avoimena hakemuksena useaan työtehtävään. Koulutushakijoiden henkilötietojen käsittely kohdistuu nimettyyn koulutushakuun.

    Laillinen velvoite
    VR säilyttää työhakemuksia sekä niihin liittyviä tietoja rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen täyttääkseen laillisen velvoitteensa, koskien muun muassa työnhakijoiden yhdenvertaisuutta.
    VR käsittelee tehtäväkohtaisesti lain edellyttämällä tavalla tai lakiin perustuen, tehtävään liittyvään psykologiseen soveltuvuuteen liittyviä tietoja.
  4. Tietolähteet
    Tiedot kerätään pääosin työnhakijalta itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös muilta osapuolilta, kuten työnhakijan ilmoittamat suosittelijat sekä terveydentilan ja soveltuvuusarvioinnit, työnhakijan suostumuksella.
  5. Rekisteröidyt ja henkilötietoryhmät
    Tämän tietosuojaselosteen osalta rekisteröityjen ryhmät sekä niihin liittyvät henkilötietoryhmät on kuvattu alla:

    Rekisteröidyt
    1. Henkilöt, jotka ovat hakeneet tiettyä työpaikkaa VR konsernissa
    2. Henkilöt, jotka ovat hakeneet määrittelemätöntä työpaikkaa VR konsernissa (Avoin hakemus)
    3. Henkilöt, jotka ovat hakeneet VR:n järjestämään koulutukseen

    Tiedot
    • Henkilötiedot
    • Yhteystiedot
    • Ansioluettelo, ml. työkokemus
    • Hakemus
    • Kuva
    • Peruskoulutustaso ja tiedot
    • Kurssit ja pätevyydet
    • Kielitaito
    • Avoimet lisätiedot
    • Ajokorttitiedot
    • Suosittelijat sekä heidän yhteystietonsa
    • Videohaastattelu (tarvittaessa)
    • Psykologinen soveltuvuusarvio (tarvittaessa)
    • Terveydentilan arvio (tarvittaessa)

  6. Tietojen käsittelyyn osallistuvat VR:n ulkopuoliset tahot
    Käytämme ulkopuolisia toimijoita henkilötietojen käsittelyn tukena muun muassa IT-järjestelmien ylläpito- ja kehitystehtävissä, soveltuvuusarvioinneissa, terveydentilan arvioinneissa sekä ulkoistetuissa rekrytointiprosesseissa. Nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja toimeksiannostamme ja meidän lukuumme. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä ja sitä tehdään aina tämän selosteen mukaisesti. Tämä taataan muun muassa organisaatioiden välillä olevien sopimusten avulla.
  7. Tietojen luovutus
    Tietoja ei luovuteta VR-konsernin tai VR-konsernin työnantajavelvoitteiden ja -oikeuksien hoitamiseen osallistuvien osapuolien ulkopuolelle ilman lakisääteistä perustetta. Koulutushaun osalta koulutukseen valittujen henkilöiden tiedot luovutetaan koulutusorganisaatioille.
  8. Tietojen siirto tai luovutus EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
    Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle, ellei riittävästä tietosuojan tasosta ole varmistuttu sopimuksin tai muutoin lain edellyttämällä tavalla.
  9. Tietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit
    Hakijan henkilötietoja säilytetään kaksitoista (12) kuukautta rekrytointiprosessin päättymisestä tai hakijan suorittamasta päivityksestä VR:n rekrytointijärjestelmässä.
  10. Rekisteröityjen oikeudet
    Työnhakijalla ja koulutushakijalla on oikeus tietoihin, joita VR käsittelee. Oikeuksia voi käyttää seuraavasti:
    1. Pyydä tietosuojapyynnön lomake osoitteesta sf-tuki@vr.fi
    2. Tee tietosuojapyyntö em. lomakkeella. Vaihtoehtoisesti pyynnön voi tehdä puhelimitse.
    3. VR toteuttaa toimenpiteet, joiden avulla tunnistamme tietopyynnön tekijän ja varmennumme siitä, että toimenpiteet tehdään oikean työnhakijan tiedoille
    4. Mikäli tunnistaminen onnistuu, pyyntö käsitellään (kuvattu tarkemmin alla)
      1. Mikäli tunnistaminen ei onnistu, saat viestin VR:ltä, jossa kerrotaan syy pyynnön hylkäämiselle
      2. Mikäli pyyntöä ei jostain muusta syystä käsitellä, toimitamme viestin, jossa syy pyynnön hylkäämiselle kerrotaan

    VR vastaa kaikkiin rekisteröityjen oikeuksiin liittyviin pyyntöihin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Mikäli määräaikaa jatketaan, ilmoitamme kaikille pyytäjille viivästymisestä ja siihen johtuneista syistä kuukauden sisään pyynnön vastaanottamisesta.

    Alla olemme kuvanneet työnhakijoiden ja koulutushakijoiden oikeudet ja niihin liittyvät periaatteet ja käytännöt:
    1. Oikeus saada pääsy tietoihin
      Työnhakijalla ja koulutushakijalla on oikeus saada vahvistus siitä, onko hänen henkilötietoja käsitelty VR:n toimesta sekä saada jäljennös henkilötiedoista. Jäljennös toimitetaan ensisijaisesti sähköisesti salatulla sähköpostilla tai vaihtoehtoisesti asiakirjana kirjattuna kirjeenä postitse.
    2. Oikeus tietojen oikaisemiseen
      Työnhakijalla ja koulutushakijalla on oikeus pyytää VR:ää oikaisemaan häntä koskevat epätarkat tai virheelliset tiedot. Tiedon virheellisyys ratkaistaan tapauskohtaisesti sen perusteella, onko tieto käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen (tarpeeton, puutteellinen, vanhentunut).
      Huomaathan, että voit päivittää tietojasi suoraan VR:n rekrytointijärjestelmässä.
    3. Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
      Työnhakijatietoja säilytetään lähtökohtaisesti kaksitoista (12) kuukautta rekrytointiprosessin päättymisestä tai hakijan suorittamasta päivityksestä VR:n rekrytointijärjestelmässä. Tämän ajanjakson päätyttyä henkilötiedot poistetaan. Oikeutta tietojen poistamiseen aiemmin ei ole, jos käsittely on tarpeen VR:ään sovellettavan lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Esimerkkinä tällaisesta lainsäädännöstä on yhdenvertaisuuslaki rajoittaa tiettyjen oikeuksien toteuttamista, jolloin VR:llä on oikeus ja velvollisuus kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta.
      Huomaathan, että voit poistaa tietosi itse VR:n rekrytointijärjestelmässä ennen hakuajan päättymistä.
    4. Käsittelyn rajoittaminen
      Työnhakijalla ja koulutushakijalla on oikeus tietyissä laissa määritellyissä erityistilanteissa pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
    5. Käsittelyn vastustaminen
      Työnhakijalla ja koulutushakijalla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
    6. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
      Työnhakijalla ja koulutushakijalla on oikeus pyytää tietojaan koneluettavassa muodossa siirrettäväksi eteenpäin toiselle palveluntarjoajalle. Tämä oikeus koskee niitä tietoja, jotka ovat elektronisessa muodossa ja joiden käsittely perustuu joko suostumukseen tai sopimuksen täytäntöön panemiseen.
      Pyynnön perusteella työnhakijan tiedot toimitetaan hänelle salatulla sähköpostilla.
      Huomaathan, että voit ladata tiedot suoraan VR:n rekrytointijärjestelmässä.
    7. Oikeus peruuttaa suostumus
      Työnhakijalla ja koulutushakijalla oikeus peruuttaa suostumuksensa missä vaiheessa työnhakuprosessia tahansa. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen henkilötietojen käsittely osana rekrytointiprosessia lopetetaan. Huomaathan, että työnhakuun liittyviä henkilötietoja säilytetään kuitenkin 12 kuukautta rekrytointiprosessin päättymisestä lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Esimerkiksi yhdenvertaisuuslaki rajoittaa tiettyjen oikeuksien toteuttamista, jolloin VR:llä on oikeus ja velvollisuus kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta.
      Huomaathan, että voit peruuttaa suostumuksen itse VR:n rekrytointijärjestelmässä ennen tiettyyn työpaikkaan liittyvän hakemuksen hakuajan päättymistä ja avoimien hakemusta osalta milloin tahansa.
    8. Oikeus tehdä valitus viranomaiselle
      Pyrimme ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet ensisijaisesti suoraan rekisteröityjen kanssa. Mikäli työnhakija tai koulutushakija katsoo, että emme ole käsitelleet henkilötietoja lainmukaisesti, työnhakija tai koulutushakija voi tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle.
  11. Tietojen suojaamisen periaatteet
    VR:n henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein VR:n tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain VR:n henkilötietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt, jotka ovat saanee henkilötietojen käsittelyyn koulutuksen.
    Työn- ja koulutushakuprosessissa hyödynnettäviin tietojärjestelmien käyttöoikeudet ovat ainoastaan VR-konsernin rekrytointiin ja valintaan osallistuvilla työntekijöillä.
  12. Profilointiin ja päätöksentekoon käytetty automatiikka LAURA™-järjestelmässä
    Palvelussa ei käytetä automaattista päätöksentekoa. Palvelussa käytettäviä analytiikkatyökaluja (Google Analytics) käytetään palvelun käyttöä koskevien tilastojen ja analytiikan laatimiseksi ja palvelun kehittämiseksi.
    Työn- ja koulutushakuprosessissa hyödynnettäviin tietojärjestelmien käyttöoikeudet ovat ainoastaan VR-konsernin rekrytointiin ja valintaan osallistuvilla työntekijöillä.
  13. Evästeet LAURA™-järjestelmässä
    Palvelun ja sen analytiikan toteuttamisessa käytetään evästeitä. Evästeiden käytön voi estää muuttamalla selaimen asetuksia. Evästeiden estäminen voi kuitenkin johtaa palvelun toimimattomuuteen.
  14. Tietosuojaseloste päivitetty 10.1.2019